Vraag en antwoord SYVAS

In de gebruikershandleiding SYVAS staat beschreven hoe u gebruik maakt van SYVAS in Mijn Kadaster: 'SYVAS inschrijving & voorwaarden'.

Lees de gebruikershandleiding SYVAS.

Ga naar de pagina Depotservice Kadaster.

In Mijn Kadaster kan de 1e beheerder de rol Voorbereider en de rol Aanbieder toewijzen. Degene die de stukken klaar gaat zetten voor degene die gaat ondertekenen en aanbieden, moet de rol Voorbereider hebben. Degene die ondertekent en aanbiedt, moet de rol Aanbieder hebben en is de equivalent-verklaarder uit het stuk. Heeft iemand de rol Aanbieder dan kan hij/zij ook alle werkzaamheden doen die de Voorbereider kan doen.

Bij het berekenen van de 24-uurstermijn hanteren we de Algemene Termijnenwet. In de berekening van de verstreken tijd houden we rekening met de weekenden en de algemene feestdagen.
De mededelingen, zoals het Bericht van Inschrijving en het Bericht van Ontvangst, blijven na 24 uur nog te raadplegen.

Voor het Bericht van Inschrijving geldt dat het door u ter inschrijving aangeboden stuk dat bij de mededeling hoort, na het verstrijken van de 24-uurstermijn, geen onderdeel meer uitmaakt van het Bericht van Inschrijving.

De termijn voor het versturen van een notificatie emailbericht is afhankelijk van het type mededeling.

De naam die in SYVAS wordt ingevuld in het veld ondertekenaar van het stuk en ondertekenaar equivalentieverklaring moet overeenkomen met de inhoud van het stuk.  Ook het veld tijdstip ondertekening moet overeenkomen met het vermelde tijdstip in het stuk.

Wijkt in 1 van beide velden de naam of tijdstip ondertekening af van de naam of tijdstip in het stuk? Dan kan de bevoegdheid van degene die het stuk heeft ondertekend en de equivalentieverklaring heeft gesteld of het tijdstip niet geautomatiseerd worden gecontroleerd. In geval van KIK wordt er geen KIK-korting verleend, omdat het stuk niet geautomatiseerd kan worden gecontroleerd en verwerkt.

Wilt u meer weten over het voorkomen van KIK uitval? Lees meer op de pagina SYVAS (uitval)meldingen.

Het tijdstip in het stuk is leidend bij de controles die we uitvoeren op de bevoegdheid van degene die het stuk passeerde en daartoe ondertekende. 
Als inschrijvingstijdstip voor een stuk en de inwerkingtreding in de BRK geldt het tijdstip van ontvangst van het verzoek bij het Kadaster. Is dat op of na 15.00 uur dan is het inschrijvingstijdstip 9.00 uur de volgende werkdag. 

De diverse verklaringen blijven onderdeel uitmaken van de inschrijvingsvereisten. Dat betekent dat u de verklaringen, net als nu, onderaan het stuk dient te plaatsen. Daarmee zijn ze onderdeel van het stuk dat als pdf ter inschrijving wordt aangeboden.

U ontvangt per verzoek, en dus per stuk een BVO en daarna ook alle mededelingen die voor dat verzoek gelden. U ontvangt geen overzicht als u meerdere stukken tegelijk aanbiedt. Mededelingen hebben betrekking op elk verzoek afzonderlijk.

In het Bericht van Afkeuring staat omschreven waarom wij het ontvangen verzoek niet kunnen verwerken.

We beschrijven de meest voorkomende redenen en de mogelijke oplossingen op de pagina Bericht van Afkeuring. 
 

In pdf 1.7 is er sprake van embedded fonts. U bent vrij in de keuze van het font (huisstijl). De puntgrootte moet 10pt zijn. 

Voor sommige fonts moet u licentiekosten betalen. Daarna kunt u pdf 1.7 A-2(u) laten aanmaken met het door u gekozen font.

Voor de mededelingen heeft het Kadaster gekozen voor een Free Font (geen licentiekosten).

Het gebruik van Verdana heeft een issue dat het document niet meer voldoet aan de eisen van pdf/A. Dat is een bug en moet worden opgelost door Microsoft.

Een akte of registerverklaring mag alleen uit tekst bestaan. Afbeeldingen zijn daarin niet toegestaan. 

In een mee in te schrijven bijlage, bewijsstuk of depotstuk mag wél een afbeelding staan. Voorbeelden zijn een (koop)overeenkomst of een volmacht of instemmingsverklaring van een partij. Hierin kan een afbeelding staan zoals een situatieschets, een foto, een logo of een handtekening van een persoon. Behalve de afbeelding, moet de tekst in het bewijsstuk, de bijlage of het depotstuk wel machine-leesbaar (OCR) te zijn.  

Bij stukken die van de notaris zelf afkomstig zijn, leidt de machine-leesbare eis vrijwel nooit tot issues. Echter, als een derde partij niet machine-leesbare pdf's aanlevert,  leidt dit bij een aantal notarissen tot klachten. 

Let op: 

Het Kadaster heeft daarom op verzoek van de KNB besloten om de sanctie (Bericht van Afkeuring) bij stukken van derden, bijlagen en bewijsstukken, als deze niet-voldoen aan de eis dat stukken machine-leesbaar moeten zijn, op te schorten. Het Kadaster heeft in overleg met KNB besloten de coulanceperiode voor deze controle tot nader order te verlengen.

In plaats hiervan plaatsen we een waarschuwing  op het Bericht van Ontvangst waarin we vermelden dat een stuk niet voldoet aan de machine-leesbare eis van de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren (THEA).

De KNB en het Kadaster hebben overleg gevoerd over de uitfasering van Web-ELAN en volledige overgang naar SYVAS op 1 juli 2022.
We bespraken het in de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren (THEA) opgenomen vereiste, dat stukken machine-leesbaar ter inschrijving aangeboden moeten worden. De KNB en het Kadaster onderschrijven het belang van deze eis. Dit houdt in:  het voorkomen dat informatie wordt verstrekt over personen waarvan persoonsgegevens om veiligheidsredenen zijn afgeschermd.  

Bij stukken die van de notaris zelf afkomstig zijn, leidt de machine-leesbare eis vrijwel nooit tot issues. Echter, als een derde partij niet-machine-leesbare pdf's aanlevert, leidt dit bij een aantal notarissen tot klachten. 
 
Het Kadaster heeft daarom op verzoek van de KNB besloten om de sanctie (Bericht van Afkeuring) bij stukken van derden, bijlagen en bewijsstukken, als deze niet voldoen aan de eis dat stukken machine-leesbaar moeten zijn, op te schorten. Het Kadaster heeft in overleg met KNB besloten de coulanceperiode voor deze controle tot nader order te verlengen.

In plaats hiervan plaatsen we een waarschuwing  op het Bericht van Ontvangst waarin we vermelden dat een stuk niet voldoet aan de machine-leesbare eis van de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren (THEA).

Meer over het maken van een tekst-pdf op de pagina: Hoe maakt u een tekst-pdf (OCR)?

Door een fout in de software heeft dit t/m 12 juli ten onrechte tot een Bericht van Afkeuring geleid. Deze fout is hersteld. Tekeningen blijven voortaan voldoen aan de pdf/A standaard (zijn pdf/A compliant) bij het indienen via het aanbiedportaal SYVAS

Met SYVAS worden de berichten van het Kadaster (zoals het bericht van ontvangst, het bericht van inschrijving en de attendering-niet-inschrijving) beschikbaar gesteld in het aanbiedportaal. De berichten worden niet via e-mail verstuurd. Controleer daarom zelf of er berichten zijn.

Bekijkt u een bericht niet binnen de voor dat type bericht gestelde termijn? Dan krijgt u een herinnering op het door u opgegeven e-mailadres verzonden.

Bij een verzoek tot indepotname biedt u de netwerktekening aan als bijlage in de pdf van het depotstuk. Op het voorblad van de pdf verwijst u naar de netwerktekening in de bijlage. U kunt een bijlage in een pdf toevoegen met een PDF bewerker. Wellicht kan uw softwareleverancier of systeembeheerder ondersteuning verlenen.

Voorbeeld van pdf met netwerktekening in de bijlage

Open het voorbeeld met Adobe. Via het paperclipje kunt u de netwerktekening in de bijlage openen. Bekijk het voorbeeld.

Zegelhandtekening

Sinds 1 juli 2022 worden alle netwerktekeningen voorzien van een zegelhandtekening van de bewaarder. Nog geldige netwerktekeningen van voor 1 juli 2022, die niet zijn voorzien van een zegelhandtekening van de bewaarder kunt u gewoon nog gebruiken.

U ondertekent de stukken en vervolgens tekent u bij het verzenden van de betreffende stukken voor een sluitende bewijspositie.

Deze stukken ondertekent u

U voorziet de volgende stukken van een elektronische handtekening:

• Alle pdf-documenten (stuk, bijlagen, bewijsstukken) ondertekent u in een 1e sessie. Een KIK-data bestand (XML) ondertekent u extra.
• Het verzoek als geheel (XML) met daarin opgenomen de ondertekende documenten (pdf-bestanden en KIK-data), ondertekent u in een 2e sessie.

Verzoek tot in depotname

Voor een verzoek tot in depotname geldt eveneens dubbele ondertekening:

• het stuk dat wordt aangeboden om in depot te nemen
• het verzoek tot in depotname

Door deze volledige en dubbele ondertekening kunnen u en het Kadaster achteraf bewijzen wat is aangeboden, wat is opgenomen in de Openbare Registers en wat verwerkt is in de BRK. Dit is onderdeel van een wederzijds sterke bewijspositie. 

Sinds 1 februari 2024 bestaat het inschrijven van mutatiebestanden uit de volgende 3 stappen:

1. U levert het mutatiebestand in Excel-formaat aan via een formulier. Het formulier en de voorwaarden waaraan een mutatiebestand moet voldoen, vindt u op deze pagina.
2. Zodra het aangeleverde mutatiebestand is goedgekeurd, ontvangt u van ons via e-mail het mutatiebestand in pdf-formaat. Het pdf-bestand bestaat uit het mutatiebestand waaraan een zegelhandtekening van de bewaarder en een voorblad is toegevoegd.
3. Bij het verzoek tot inschrijving van een stuk biedt u het pdf-bestand aan als bijlage. Hoe dat gaat leest u in de gebruikershandleiding SYVAS.

Biedt u KIK akten aan via SYVAS? Dan is het belangrijk dat u alle gegevens correct invoert. Kleine invoerfouten kunnen leiden tot het hoge inschrijvingstarief. Voorbeelden van kleine invoerfouten zijn:

• KIK XML geen sign
• het niet meesturen van het KIK-XML-bestand

Wilt u meer weten over het voorkomen van KIK uitval? Lees meer op de pagina SYVAS (uitval)meldingen.

Neem dan contact op met de klantenservice Inschrijving en Registratie op telefoonnummer 088 - 183 35 00. De klantenservice informeert u over de gevolgen voor SYVAS, zoals het ondertekenen van de  gebruiksvoorwaarden voor elke vestiging en het MYK account.

Als een stuk in de openbare registers is opgenomen maar niet goed is verwerkt, kunt u een verzoek tot herstel indienen. In het formulier 'Klacht indienen' vinkt u in stap 2 de optie ‘Ik meen dat het Kadaster de gegevens in de Basisregistratie Kadaster niet goed heeft verwerkt’ aan. Ga naar het formulier Klacht indienen.

Geef dit dan door via het formulier Wijzigen gegevens voor het elektronisch aanbieden van stukken.

Meer informatie vindt u op de pagina Elektronisch aanbieden van stukken (SYVAS).

U vindt handleidingen op de pagina Documentatie SYVAS.

De meest gestelde vragen en instructies over SYVAS vindt u op de pagina SYVAS vragen en antwoorden.

Bel met de klantenservice Inschrijving en Registratie. Dit kan op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur op telefoonnummer 088 - 183 35 00. Of stel uw vraag via het contactformulier.