Hoe een KIK-sjabloon ontstaat (en soms ook eindigt)
Mogelijk gebruikt u regelmatig een KIK-sjabloon voor het indienen van akten. Maar hoe ontwikkelen we zo’n sjabloon? En waarom stoppen we er ook soms weer mee? Dat vertelt product owner Patrick Borgonjen.
De aanvraag van een nieuw sjabloon
Er bestaan al heel wat KIK-sjablonen. Toch komen er nog regelmatig aanvragen binnen bij het team van Borgonjen. “Bijvoorbeeld vanuit banken. Die willen dan graag een hypotheekmodel als KIK-sjabloon. En we werken aan verschillende sjablonen voor de verklaring van erfrecht. Een ervan is al af en ligt nu bij de softwareleveranciers om in te bouwen.” Als product owner is Borgonjen verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de sjablonen. En beoordeelt hij of en hoe een nieuw sjabloon wordt gemaakt.
Prioriteiten stellen en keuzes maken
“Zodra een aanvraag binnenkomt, bekijken we eerst of het om een wijziging of een heel nieuw model gaat. We schatten in hoe vaak het sjabloon gebruikt kan worden en welke waarde daaraan gekoppeld is.” Uiteindelijk besluit hij of een aanvraag wordt ingewilligd. “Mijn rol daarbij is om kritische vragen te stellen. Welke wettelijke vereisten moeten we doorvoeren? En wat zijn de wensen van onze klanten? Dit helpt om prioriteiten te stellen en scherpe keuzes te maken.”
Het bouwen van een nieuw sjabloon
Inhoudelijk begint het proces met het zorgvuldig bekijken van de aangeleverde akte of het model. Dat doet de functioneel beheerder. Als er nog onduidelijkheden zijn, gaat die in gesprek met de aanvrager. En met de bewaarders. Die zorgen dat alles juridisch klopt. Op basis daarvan maakt de functioneel beheerder de specificaties. Het ontwikkelteam van KIK zorgt voor de toelichtingen. Zo weten de softwareleveranciers wat ze moeten bouwen. “Het is al met al een flinke klus,” zegt Borgonjen, “want we moeten ook allerlei controles in ons eigen akteverwerkingsproces aanpassen.
Verouderde sjablonen stopzetten
Sommige sjablonen zijn na verloop van tijd niet meer bruikbaar. “Bijvoorbeeld door nieuwe wettelijke vereisten of aanpassingen vanuit een bank. Als er een nieuw sjabloon is, zetten we het oude meestal na 6 maanden stop. Daarmee besparen we kosten en waarborgen we de juridische juistheid. Ons aanbod blijft zo relevant en de kwaliteit van onze dienstverlening hoog.
Standaard of maatwerk
Nog niet alle notarissen werken met de KIK-sjablonen, ziet Borgonjen. “Dat snap ik ook wel. Sommigen willen liever hun eigen teksten gebruiken. Maar anderen vinden de standaard juist prettig, ook omdat ze daarmee zorgen voor eenheid binnen hun kantoor. Toch is niet alles in een standaard te gieten. Het inbouwen van alle standaardopties en complexiteiten in een sjabloon kan kostbaar en ingewikkeld zijn. Dat is een reden dat niet alles via KIK kan worden verwerkt.”
KIK en kunstmatige intelligentie
De inzet van kunstmatige intelligentie (AI) gaat hierin een verschil maken, denkt hij. “We richten ons nu op het herkennen van teksten. Zo kan AI nu al zeer betrouwbaar de objecten in een akte herkennen. Maar 100% betrouwbaarheid in de akteverwerking is cruciaal. Daarom hebben we de softwareleveranciers gevraagd om via Syvas de in de akte vermelde objectgegevens mee te leveren. Die kunnen we dan door AI laten controleren en de akte bekend maken in de BRK." Zo wordt het verwerkingsproces sneller en beter.
Flexibel en betrouwbaar
En in de toekomst is misschien nog wel meer mogelijk. "Het automatisch verwerken van alle akten is onze uiteindelijke stip aan horizon en AI kan daaraan bijdragen. Zo’n oplossing zou op termijn notarissen veel flexibiliteit kunnen geven, omdat ze dan wellicht hun eigen tekstblokken kunnen aanleveren. Die hoeven in dat geval niet in een standaard sjabloon te passen.” Die nieuwe technologie combineert dan de flexibiliteit waar sommige notarissen naar zoeken met de betrouwbaarheid van standaardisatie.
De groei van KIK
Op dit moment wordt ongeveer de helft van alle aktes automatisch verwerkt. Borgonjen verwacht dat dat in de komende jaren naar 55% of misschien wel 60% groeit. “Het is snel, betrouwbaar én het scheelt ook nog eens in de kosten.”
Blijven verbeteren
Voor Borgonjen staan in het proces de klant en de keten centraal. “We luisteren naar wat nodig is. En proberen onze producten te verbeteren op basis van de feedback die we krijgen. Ons doel is om de KIK-sjablonen zoveel mogelijk op de praktijk aan te laten sluiten.”
Meer informatie
- Wilt u meer weten over KIK? U leest er meer over op de pagina Ketenintegratie Inschrijving Kadaster.
- Voor actueel inzicht in de Basisregistratie Kadaster meldt u zich gratis aan voor KIK Inzage. U leest er meer over op de pagina Aanmelden KIK Inzage.
- Bent u notaris en heeft u vragen over KIK of ideeën hoe het nog beter kan? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.
- U kunt met vragen en ideeën natuurlijk ook altijd terecht bij uw relatiemanager.