Convenant afscherming persoonsgegevens tussen de Raad voor de Rechtspraak en het Kadaster

Convenant afscherming persoonsgegevens bij waarschijnlijke dreiging als gevolg van de beroepsuitoefening

De ondergetekenden:

1. De Raad voor de rechtspraak, gevestigd te Den Haag, na afstemming met de gerechten in het LOBRO, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur van het bureau Raad voor de rechtspraak de heer O.F.J Welling, hierna te noemen: ‘de Raad’; 
   
   en
    
2. De Dienst voor het kadaster en de openbare registers, gevestigd te Apeldoorn, in deze vertegenwoordigd door de heer F.L.V.P.L. Tierolff, voorzitter Raad van Bestuur, hierna ook te noemen: ‘het Kadaster’ 

Hierna gezamenlijk ook te noemen: ‘partijen’ nemen het volgende in aanmerking:

• De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (‘de Minister’) heeft in zijn brieven van 5 september 2023 en 9 november 2023 aan de Tweede Kamer, aangekondigd verdergaande afscherming van persoonsgegevens mogelijk te maken ten behoeve van de veiligheid van personen, waarbij aangesloten wordt bij de aanpak zoals door de Kamer van Koophandel (‘KvK’) binnen het kader van artikel 51 van het Handelsregisterbesluit 2008 wordt gehanteerd; 
• De Minister heeft hierbij aangegeven dat er wezenlijke verschillen zijn tussen het register bij de KvK en de registers bij het Kadaster  en daarom een specifieke aanpak voor het Kadaster nodig is waarbij een zorgvuldige afweging moet worden gemaakt tussen het belang van openbaarheid ten dienste van de rechtszekerheid van registergoederen in de vastgoedmarkt en het belang van de veiligheid van personen wiens persoonsgegevens in de registers vermeld zijn; 
• Voor deze specifieke aanpak is een wijziging van het Kadasterbesluit nodig en deze wijziging zal – gelet op het maatschappelijk belang – met terugwerkende kracht in werking treden. 
• De verdergaande afscherming van persoonsgegevens ziet op de mogelijkheid voor personen die behoren/behoorden tot een beroepsgroep waarvan door de beroepsorganisatie met het Kadaster een convenant is afgesloten, een verzoek tot afscherming in te dienen;
• Een verzoek tot afscherming als ‘preventieve’ maatregel dient op basis van heldere criteria mogelijk te zijn, indien sprake is van een waarschijnlijke dreiging als gevolg van de beroepsuitoefening door medewerkers;
• Het Kadaster en het bureau Raad voor de rechtspraak hebben overleg gevoerd over de mogelijkheid tot afscherming van persoonsgegevens van medewerkers van de Rechtspraak voor wie een waarschijnlijke dreiging geldt, op grond waarvan om afscherming wordt verzocht;
• In gezamenlijkheid is besproken wat de beroepsgerelateerde afschermingscriteria zijn, inclusief de voorwaarden die gelden voor (behandeling van) een verzoek, om tot afscherming te kunnen overgaan van de persoonsgegevens van de medewerker in de registers van het Kadaster;
• Zowel het Kadaster als het bureau Raad voor de rechtspraak onderschrijven het belang van een goede samenwerking, onderling vertrouwen en kennisdeling voor het mogelijk maken van afscherming van persoonsgegevens van medewerkers in de registers van het Kadaster. 
• De beroepsgerelateerde afschermingscriteria en de voorwaarden voor het in behandeling nemen van een verzoek tot afscherming worden vastgelegd in dit convenant, inclusief de hierbij behorende bijlagen.

komen het volgende overeen:

Artikel 1 Definities

In dit convenant wordt verstaan onder:

• Beroepsgerelateerde afschermingscriteria: de afschermingscriteria zoals vermeld in bijlage 1 bij dit convenant;
• Medewerker: een lid van de zittende magistratuur of een persoon, werkzaam binnen de Rechtspraak;
• Verzoeker: het bureau Beveiligingsautoriteit van het bureau Raad voor de rechtspraak dat het verzoek bij het Kadaster indient namens de medewerker;
• Waarschijnlijke dreiging: een voorstelbare dreiging die zich kan voordoen als gevolg van een concrete gebeurtenis of aanwijzingen daaromtrent in verband met de taakuitoefening van de medewerker. 

Artikel 2 Verzoek tot afscherming

1. Verzoeker kan een verzoek tot afscherming indienen bij het Kadaster als: het woonadres hetzelfde is als het objectadres dat van de medewerker is geregistreerd in de registers van het Kadaster en voldaan is aan de beroepsgerelateerde afschermingscriteria zoals opgenomen in bijlage 1. 
2. Het verzoek dient op de door het Kadaster aangegeven wijze ingediend te worden, volgens de in bijlage 2 opgenomen procedure. 
3. Als het verzoek aan de voorwaarden voldoet om tot afscherming over te kunnen gaan, bevestigt het Kadaster dit schriftelijk zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 6 weken aan verzoeker. 

Artikel 3 Afscherming persoonsgegevens

1. Het Kadaster zal, na honorering van het verzoek tot afscherming, de persoonsgegevens van de medewerker in de registers van het Kadaster afschermen voor de duur van 5 jaar. Het Kadaster brengt medewerker drie maanden van tevoren op de hoogte van het aflopen van de termijn. De medewerker kan dan om verlenging van de afscherming verzoeken, volgens de in bijlage 2 opgenomen procedure, indien aan de voorwaarden voor afscherming, als omschreven in bijlage 1 van dit convenant , is voldaan. 
2. Het Kadaster zal alleen op verzoek van notarissen, deurwaarders en bestuursorganen, inlichtingen verstrekken van afgeschermde personen, indien deze partijen de gegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun wettelijke taken, bedoeld in artikel 37a, eerste lid van het Kadasterbesluit (nieuw).

Artikel 4 Beëindiging afscherming bij vervallen waarschijnlijke dreiging

1. Wanneer niet langer sprake is van een waarschijnlijke dreiging dient medewerker dit onverwijld te melden aan het Kadaster, waarna de afscherming van de persoonsgegevens wordt beëindigd. 
2. Wanneer door medewerker aantoonbaar niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden voor afscherming, maar melding wordt verzuimd, kan het Kadaster de afscherming beëindigen. 
3. Wanneer tot beëindiging van de afscherming wordt overgegaan, wordt de medewerker hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Alle documenten die door verzoeker zijn overlegd om het verzoek tot afscherming te behandelen worden daarna onverwijld door het Kadaster vernietigd. 

Artikel 5 Inwerkingtreding, wijziging en beëindiging convenant

1. Dit convenant treedt in werking na ondertekening ervan door beide partijen.
2. Dit convenant wordt op de website van het Kadaster gepubliceerd.
3. Indien en zodra zich een wijziging voordoet die relevant is voor de beroepsgerelateerde afschermingscriteria, stelt de Raad het Kadaster hieromtrent zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis en treden partijen met elkaar in overleg ten aanzien van aanpassing van deze criteria zoals deze worden gehanteerd in onderhavig convenant en publicatie daarvan. 
4. Verzoeken uit hoofde van dit convenant worden door het Kadaster niet meer in behandeling genomen indien het gerecht of de Raad ophoudt te bestaan, naamswijzigingen niet inbegrepen. Reeds in behandeling genomen en uitgevoerde verzoeken tot afscherming worden nog afgerond en/of gehandhaafd.
5. Indien de wijziging van het Kadasterbesluit, als aangekondigd door de Minister, in werking treedt en met terugwerkende kracht zal gaan gelden, zullen partijen overleg voeren of en op welke wijze dit tot wijziging van de inhoud van dit convenant leidt. Totdat tussen partijen een nieuw convenant wordt gesloten, blijft het onderhavige convenant van kracht.