Convenant afscherming persoonsgegevens tussen de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders en het Kadaster

Convenant afscherming persoonsgegevens bij waarschijnlijke dreiging als gevolg van de beroepsuitoefening

De ondergetekenden:

1. De Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders, gevestigd te Den Haag, in deze vertegenwoordigd door mevrouw C.W. Bakhuis-Van Kesteren, voorzitter, hierna te noemen: ‘de beroepsorganisatie’; 
   
   en
    
2. De Dienst voor het kadaster en de openbare registers, gevestigd te Apeldoorn, in deze vertegenwoordigd door de heer F.L.V.P.L. Tierolff, voorzitter Raad van Bestuur, hierna ook te noemen: ‘het Kadaster’ 

Hierna gezamenlijk ook te noemen: ‘partijen’ nemen het volgende in aanmerking:

• De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (‘de Minister’) heeft in zijn brieven van 5 september 2023 en 9 november 2023 aan de Tweede Kamer, aangekondigd verdergaande afscherming van persoonsgegevens mogelijk te maken ten behoeve van de veiligheid van personen, waarbij aangesloten wordt bij de aanpak zoals door de Kamer van Koophandel (‘KvK’) binnen het kader van artikel 51 van het Handelsregisterbesluit 2008 wordt gehanteerd; 
• De Minister heeft hierbij aangegeven dat er wezenlijke verschillen zijn tussen het register bij de KvK en de registers bij het Kadaster  en daarom een specifieke aanpak voor het Kadaster nodig is waarbij een zorgvuldige afweging moet worden gemaakt tussen het belang van openbaarheid ten dienste van de rechtszekerheid van registergoederen in de vastgoedmarkt en het belang van de veiligheid van personen wiens persoonsgegevens in de registers vermeld zijn; 
• Voor deze specifieke aanpak is een wijziging van het Kadasterbesluit nodig en deze wijziging zal – gelet op het maatschappelijk belang – met terugwerkende kracht in werking treden. 
• De verdergaande afscherming van persoonsgegevens ziet op de mogelijkheid voor personen die behoren/behoorden tot een beroepsgroep waarvan door de beroepsorganisatie met het Kadaster een convenant is afgesloten, een verzoek tot afscherming in te dienen;
• Een verzoek tot afscherming als ‘preventieve’ maatregel dient op basis van heldere criteria mogelijk te zijn, indien sprake is van een waarschijnlijke dreiging als gevolg van de beroepsuitoefening door betrokkenen; 
• Het Kadaster en de beroepsorganisatie hebben overleg gevoerd over de mogelijkheid tot afscherming van persoonsgegevens van medewerkers van de beroepsorganisatie en van leden van de beroepsorganisatie en hun medewerkers, voor wie een waarschijnlijke dreiging geldt, op grond waarvan om afscherming wordt verzocht;
• In gezamenlijkheid is besproken wat de beroepsgerelateerde afschermingscriteria zijn, inclusief de voorwaarden die gelden voor (behandeling van) een verzoek, om tot afscherming te kunnen overgaan van de persoonsgegevens van een betrokkene in de registers van het Kadaster;
• Zowel het Kadaster als de beroepsorganisatie onderschrijven het belang van een goede samenwerking, onderling vertrouwen en kennisdeling voor het mogelijk maken van afscherming van persoonsgegevens van betrokkenen in de registers van het Kadaster. 
• De beroepsgerelateerde afschermingscriteria en de voorwaarden voor het in behandeling nemen van een verzoek tot afscherming worden vastgelegd in dit convenant, inclusief de hierbij behorende bijlagen.

komen het volgende overeen:

Artikel 1 Definities

In dit convenant wordt verstaan onder:

• Beroepsgerelateerde afschermingscriteria: de afschermingscriteria zoals vermeld in bijlage 1 bij dit convenant;
• Betrokkene: een medewerker van de beroepsorganisatie, een lid van de beroepsorganisatie of een medewerker van een lid van de beroepsorganisatie;
• Verzoeker: de beroepsorganisatie, die het verzoek bij het Kadaster indient namens de betrokkene;
• Waarschijnlijke dreiging: een voorstelbare dreiging die zich kan voordoen als gevolg van een concrete gebeurtenis of aanwijzingen daaromtrent in verband met de taak- of functie-uitoefening van de betrokkene. 

Artikel 2 Verzoek tot afscherming

1. Verzoeker kan een verzoek tot afscherming indienen bij het Kadaster als: voldaan is aan de beroepsgerelateerde afschermingscriteria zoals opgenomen in bijlage 1. 
2. Het verzoek dient op de door het Kadaster aangegeven wijze ingediend te worden, volgens de in bijlage 2 opgenomen procedure. 
3. Als het verzoek aan de voorwaarden voldoet om tot afscherming over te kunnen gaan, bevestigt het Kadaster dit schriftelijk zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 6 weken aan verzoeker. 

Artikel 3 Afscherming persoonsgegevens

1. Het Kadaster zal, na honorering van het verzoek tot afscherming, de persoonsgegevens van de betrokkene in de registers van het Kadaster afschermen voor de duur van 5 jaar. Het Kadaster brengt de betrokkene drie maanden van te voren op de hoogte van het aflopen van de termijn. De betrokkene kan dan om verlenging van de afscherming verzoeken, volgens de in bijlage 2 opgenomen procedure, indien aan de voorwaarden voor afscherming, als omschreven in bijlage 1 van dit convenant , is voldaan. 
2. Het Kadaster zal alleen op verzoek van notarissen, deurwaarders en bestuursorganen, inlichtingen verstrekken van afgeschermde personen, indien deze partijen de gegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun wettelijke taken, bedoeld in artikel 37a, eerste lid van het Kadasterbesluit (nieuw).

Artikel 4 Beëindiging afscherming bij vervallen waarschijnlijke dreiging

1. Wanneer niet langer sprake is van een waarschijnlijke dreiging dient de betrokkene dit onverwijld te melden aan het Kadaster, waarna de afscherming van de persoonsgegevens wordt beëindigd. 
2. Wanneer door de betrokkene aantoonbaar niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden voor afscherming, maar melding wordt verzuimd, kan het Kadaster de afscherming beëindigen. 
3. Wanneer tot beëindiging van de afscherming wordt overgegaan, wordt betrokkene hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Alle documenten die door verzoeker zijn overlegd om het verzoek tot afscherming te behandelen worden daarna onverwijld door het Kadaster vernietigd.

Artikel 5 Inwerkingtreding, wijziging en beëindiging convenant

1. Dit convenant treedt in werking na ondertekening ervan door beide partijen.
2. Dit convenant wordt op de website van het Kadaster gepubliceerd.
3. Indien en zodra zich een wijziging voordoet die relevant is voor de beroepsgerelateerde afschermingscriteria, stelt de beroepsorganisatie het Kadaster hieromtrent zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis en treden partijen met elkaar in overleg ten aanzien van aanpassing van deze criteria zoals deze worden gehanteerd in onderhavig convenant en publicatie daarvan. 
4. Verzoeken uit hoofde van dit convenant worden door het Kadaster niet meer in behandeling genomen indien de beroepsorganisatie ophoudt te bestaan, naamswijzigingen niet inbegrepen. Reeds in behandeling genomen en uitgevoerde verzoeken tot afscherming worden nog afgerond en/of gehandhaafd.
5. Indien de wijziging van het Kadasterbesluit, als aangekondigd door de Minister, in werking treedt en met terugwerkende kracht zal gaan gelden, zullen partijen overleg voeren of en op welke wijze dit tot wijziging van de inhoud van dit convenant leidt. Totdat tussen partijen een nieuw convenant wordt gesloten, blijft het onderhavige convenant van kracht.